Privacybeleid

Kwasto is een app voor schilders: je scant een ruimte met je iPhone Pro, kijkt de maten na en verstuurt de offerte naar je klant, die ze per mail bevestigt. Daarvoor verwerken we persoonsgegevens: van jou, van je collega’s en van je klanten. In dit privacybeleid lees je welke, waarom en wat je rechten zijn. We houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) en de Belgische privacywetgeving.

1. Wie zijn we?

De verantwoordelijke voor de verwerking is Kwasto, Harelbeke, België. Voor alles over privacy bereik je ons op hallo@kwasto.com.

2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

Voor de gegevens van bezoekers van de website, van mensen op de wachtlijst en van schilders met een account bepalen wij waarom en hoe ze verwerkt worden. Daarvoor zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de gegevens die jij als schilder in de app over je klanten invoert (namen, adressen, e-mailadressen, foto’s, scans en offertes) ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij je verwerker: we verwerken die gegevens enkel om de dienst te leveren en volgens jouw instructies. De afspraken daarover staan in artikel 13 van onze algemene voorwaarden (de verwerkersovereenkomst). Ben je een klant van een schilder en wil je je gegevens inkijken of laten wissen, neem dan contact op met je schilder. Kom je bij ons terecht, dan sturen we je vraag door.

3. Welke gegevens verwerken we, waarvoor en op welke grond?

Je bezoekt de website

• Technische gegevens zoals je IP-adres, browser, de opgevraagde pagina en het tijdstip. Onze hostingpartner Cloudflare verwerkt die om de website te leveren en te beschermen tegen misbruik. Grond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende website.
• Je cookiekeuze, zodat we ze niet bij elk bezoek opnieuw vragen. Grond: onze wettelijke verplichting om je toestemming te vragen en bij te houden. Meer in ons cookiebeleid.

We gebruiken op de website geen statistiek- of advertentiecookies en bouwen geen bezoekersprofielen.

De formulieren op de website zijn beveiligd met Cloudflare Turnstile, dat nagaat of een mens of een robot het formulier verstuurt. Turnstile verwerkt daarvoor technische gegevens van je browser en verbinding: je IP-adres, de user-agent van je browser, een TLS-vingerafdruk en de sitesleutel van ons formulier. Daarmee kan Cloudflare je niet rechtstreeks identificeren, en de gegevens dienen niet om je te volgen, een profiel op te bouwen of je advertenties te tonen.

• Om robots tegen te houden verwerkt Cloudflare die gegevens in onze opdracht, als onze verwerker. Grond: ons gerechtvaardigd belang om spam en misbruik te weren. Vragen over deze verwerking stel je aan ons.
• Om zijn robotdetectie te verbeteren gebruikt Cloudflare dezelfde gegevens ook voor zichzelf. Daarvoor is Cloudflare zelf verwerkingsverantwoordelijke, op grond van zijn gerechtvaardigd belang. Je bereikt de functionaris voor gegevensbescherming van Cloudflare op dpo@cloudflare.com.

Meer lees je in het privacyaddendum van Cloudflare voor Turnstile (in het Engels).

Je schrijft je in op de wachtlijst

We bewaren je e-mailadres en het tijdstip van inschrijving om je te laten weten wanneer je met Kwasto kan starten en om je eventueel uit te nodigen voor de bèta. Grond: je toestemming. Je kan je altijd uitschrijven met een mailtje of via de link in onze berichten.

Je neemt contact met ons op

Vul je het contactformulier in of mail je ons, bijvoorbeeld over de ambassadeursdeal voor verfwinkels, dan gebruiken we je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en je bericht om je te antwoorden. Een bericht via het formulier komt in onze mailbox terecht en wordt ook bewaard in onze databank bij Cloudflare. Grond: ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden, of de stappen voor een overeenkomst die je met ons wil sluiten.

Je gebruikt de app

• Accountgegevens: je naam, je e-mailadres en de gebruikers-ID die Apple of Google ons doorgeeft wanneer je je met hun account aanmeldt. Kies je bij Apple om je e-mailadres te verbergen, dan krijgen we enkel een doorstuuradres. We krijgen nooit je wachtwoord.
• Bedrijfsgegevens die je op je offertes zet: bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, IBAN, telefoonnummer, e-mailadres, contactpersoon en logo. En wie van je collega’s toegang heeft tot je bedrijf.
• Wat je in de app maakt: projecten, scans van ruimtes, foto’s, maten, je prijslijst en je offertes.
• Sessiegegevens: het IP-adres en het type toestel of browser waarmee je aangemeld bent, om je account te beveiligen.

Grond: de uitvoering van de overeenkomst met jou. Zonder deze gegevens kunnen we de app niet leveren.

Je hebt een abonnement

Voor de facturatie verwerken we je bedrijfs- en facturatiegegevens, je abonnement en je betalingen. Facturen versturen we via het Peppol-netwerk. Grond: de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke verplichtingen (boekhouding en btw).

Je bent ambassadeur (verfwinkel)

We verwerken de contactgegevens van je winkel en de contactpersoon, je winkelcode en welke abonnementen via die code binnenkwamen, om je vergoeding te berekenen en uit te betalen. Grond: de uitvoering van de overeenkomst met jou.

Gegevens van je klanten (als verwerker)

Om een offerte te maken en te versturen verwerken we in jouw opdracht de gegevens van je klant: naam, adres van de werf, e-mailadres en telefoonnummer, de ouderdom van de woning (voor het btw-tarief), de scans en foto’s van de ruimtes, de offerte zelf en, als je klant bevestigt, het tijdstip van bevestiging en een eventuele opmerking. We houden ook bij wanneer je klant de offerte voor het eerst opende, zodat jij weet dat ze aangekomen is. Je klant ziet de offerte op een webpagina met een unieke, onraadbare link en hoeft daarvoor geen account te maken.

4. Met wie delen we gegevens?

We verkopen geen persoonsgegevens en delen ze enkel met partijen die we nodig hebben om Kwasto te leveren:

• Onze hostingpartner, voor de servers en de databank van de app en de back-ups daarvan.
• Cloudflare, dat de website levert en beveiligt (ook met Turnstile), de inzendingen van de formulieren bewaart, en de mails met offertes en berichten van het contactformulier verstuurt. Voor het verbeteren van de robotdetectie van Turnstile is Cloudflare zelf verantwoordelijke (zie hierboven).
• Apple en Google, wanneer je je met hun account aanmeldt, en Apple voor de App Store.
• Onze betaaldienst, Peppol-toegangspunt en boekhouder, voor facturen en betalingen.

Met elk van hen hebben we afspraken die je gegevens beschermen. Daarnaast geven we gegevens enkel door als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op vraag van een gerechtelijke instantie.

5. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Cloudflare, Apple en Google zijn Amerikaanse bedrijven. Komen je gegevens buiten de EER terecht, dan gebeurt dat enkel met de waarborgen die de AVG vraagt: het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Wachtlijst: tot je je uitschrijft, en uiterlijk twee jaar na je inschrijving.
• Berichten via het formulier of per mail: zolang nodig om je verder te helpen, en uiterlijk twee jaar na ons laatste contact.
• Je account en wat je in de app maakt, inclusief de gegevens van je klanten: zolang je account bestaat. Na het einde van je abonnement kan je je gegevens nog 30 dagen downloaden; daarna wissen we ze. Uit de back-ups verdwijnen ze binnen 90 dagen.
• Sessiegegevens: tot je afmeldt of de sessie verloopt.
• Facturen en boekhouding: tien jaar, zoals de boekhoudwetgeving vraagt.
• Technische gegevens van de website: kort, enkel zolang nodig voor de beveiliging.

7. Hoe beveiligen we je gegevens?

Alle verkeer tussen de app, de website en onze servers is versleuteld. Enkel wie het voor zijn werk nodig heeft, kan aan de gegevens, en we maken regelmatig back-ups. Elke offerte die je klant ontvangt, heeft een eigen, onraadbare link. Merken we toch een datalek dat je rechten in gevaar brengt, dan verwittigen we jou en, waar nodig, de Gegevensbeschermingsautoriteit.

8. Je rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te kijken en er een kopie van te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar formaat mee te nemen (overdraagbaarheid);
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• je toestemming in te trekken, zonder dat dat iets verandert aan wat we eerder rechtmatig deden.

Mail daarvoor naar hallo@kwasto.com. We antwoorden binnen een maand. Soms vragen we je eerst te bewijzen wie je bent, zodat we je gegevens niet aan iemand anders geven. Veel gegevens kan je ook zelf in de app aanpassen of verwijderen.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je kan ook altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Woon je in Nederland, dan kan dat ook bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Geen geautomatiseerde beslissingen

Kwasto berekent oppervlaktes en prijzen, maar neemt geen beslissingen over personen. Jij kijkt elke offerte na voor ze vertrekt.

10. Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe we met gegevens omgaan, dan passen we dit privacybeleid aan en wijzigen we de datum bovenaan. Gaat het om een belangrijke wijziging, dan laten we het je weten per mail of in de app.